19 04-2021

Zaproszenie na spotkanie biznesowe

Organizacja spotkania biznesowego to nie taka prosta sprawa. Należy pamiętać o wielu kwestiach - nawet tych z pozoru nieistotnych - które w rezultacie przekładają się na powodzenie każdego przedsięwzięcia. Dziś pragniemy przybliżyć jeden z istotnych elementów, którym jest zaproszenie na spotkanie biznesowe - z perspektywy osoby zapraszającej, jak i zapraszanej.

Spotkanie biznesowe to ważne wydarzenie, które wymaga specjalnego przygotowania. Poza kwestiami technicznymi, należy pamiętać m.in. o przygotowaniu zaproszeń dla gości.

Jak napisać zaproszenie na spotkanie biznesowe?

Mogą być one w formie listu i wysyłane pocztą, albo w zupełności przeniesione do przestrzeni cyfrowej. Zaproszenie na spotkanie biznesowe można wysłać zarówno mailem, jak i przekazać je poprzez aplikacje takie, jak WhatsApp. Można także zadzwonić i zaprosić kogoś ustnie - możliwości jest wiele.

W zależności od charakteru wydarzenia zaproszenie może przyjąć formę:

oficjalnego listu (drukowanego i wysyłanego pocztą),
e-maila z elementami personalizacji,
wiadomości przez aplikację (np. WhatsApp, Slack),
rozmowy telefonicznej.

Bez względu na wybraną formę, zaproszenie powinno zawierać podstawowe informacje:

Co powinno znaleźć się w zaproszeniu?

Nazwa firmy / nazwisko osoby zapraszającej
Imię i nazwisko adresata (jeśli to możliwe – najlepiej z tytułem)
Cel spotkania – krótko, rzeczowo
Termin i miejsce spotkania
Informacja o charakterze spotkania (np. spotkanie networkingowe, rozmowa handlowa, warsztaty)
Dane kontaktowe nadawcy
Podpis (imię i nazwisko + stanowisko)

Przykłady zaproszeń na spotkanie biznesowe

No dobrze, czyli jak zapraszać na spotkanie biznesowe? Jeśli decydują się Państwo na formę pisemną - czy to analogową, czy cyfrową - zaproszenie musi zawierać: nazwę firmy, stowarzyszenia lub nazwisko osoby, inaczej adresata. Następnie, należy napisać, na co zapraszamy gościa i jakie są tego okoliczności - kogo zapraszamy, gdzie i o której godzinie. Należy też określić charakter spotkania. Pod tymi informacjami nadawca podaje swój numer telefonu oraz adres mailowy, a następnie składa swój podpis.

Przykład zaproszenia na spotkanie biznesowe:

Oficjalne zaproszenie na spotkanie biznesowe może także być wysłane drogą mailową. Składa się ono z tych samych elementów, które zostały wyszczególnione w powyższym przykładzie.

Zaproszenie na spotkanie biznesowe w mailu

Przy okazji, warto też zastanowić się, jakie obowiązki leżą po stronie osób zaproszonych na spotkanie biznesowe. Przede wszystkim powinny one podziękować za zaproszenie oraz potwierdzić bądź odmówić udziału. Jeśli dopiero później okaże się, że nie mogą uczestniczyć w spotkaniu, to… jak odwołać spotkanie biznesowe? Przede wszystkim - tak szybko, jak to możliwe. Jak wszyscy wiemy, czas w biznesie to bezcenna waluta. Warto przy okazji zaproponować nowy termin spotkania.

Zasady spotkań biznesowych najczęściej ustalają sami organizatorzy. Jeśli więc ich relacja z partnerami biznesowymi pozwala na zaproszenie telefoniczne, to dlaczego z tego nie skorzystać?

Jak umówić się na spotkanie biznesowe przez telefon?

Prośba o spotkanie biznesowe - tak jak w przypadku formy pisemnej - musi oczywiście składać się z informacji o celu spotkania, dacie, godzinie oraz miejscu.

Jak odpowiedzieć na zaproszenie biznesowe?

Otrzymując zaproszenie na spotkanie biznesowe, warto niezwłocznie udzielić odpowiedzi – najlepiej w ciągu 24-48 godzin. Jeśli nie możesz wziąć udziału, dobrze jest:

grzecznie podziękować za zaproszenie,
podać przyczynę odmowy (jeśli to stosowne),
zaproponować inny termin spotkania.

Przykład odpowiedzi:

Dzień dobry,
Dziękuję za zaproszenie na spotkanie w dniu 20 lipca. Niestety, w tym terminie jestem już zobowiązany do udziału w innym wydarzeniu.
Czy moglibyśmy rozważyć spotkanie w innym terminie – np. 23 lub 24 lipca?
Z wyrazami szacunku, Anna Nowak

Dobrze przygotowane zaproszenie na spotkanie biznesowe to fundament efektywnej komunikacji i profesjonalnych relacji. Niezależnie od tego, czy zapraszasz przez e-mail, telefon czy osobiście – zadbaj o jasny przekaz, uprzejmy ton i wszystkie niezbędne szczegóły.