12 06-2021

Organizacja eventów - jak zacząć?

Organizacja eventów to spore wyzwanie - zwłaszcza, gdy robi się to po raz pierwszy. Jednak zdecydowanie jest to sztuka, którą szybko można opanować! Wystarczy zapamiętać podstawowe zasady oraz mieć konkretny pomysł na wydarzenie. W dzisiejszym artykule podamy więc kilka wskazówek, które na pewno przydadzą się podczas organizacji pierwszych eventów.

Eventy to inaczej imprezy czy też wydarzenia, które odbywać się mogą w obrębie każdej branży - zarówno biznesowej, edukacyjnej czy artystycznej.

Jak zacząć organizację imprez

Mogą one przybierać różne formy, takie jak m.in. konferencje, szkolenia, warsztaty, sympozja, kongresy czy targi. Niemniej jednak zasady organizacji takich przedsięwzięć są do siebie zbliżone. Jednym z najważniejszych punktów zdecydowanie jest odpowiedni pomysł i plan, który będzie porządkował wszystkie kwestie organizacyjne.

Zanim zaczniesz działać, potrzebujesz pomysłu i planu. To Twoja mapa drogowa - bez niej łatwo się zgubić.

Co powinien zawierać plan eventu?

cel wydarzenia – po co je organizujesz?
grupa docelowa – do kogo chcesz trafić?
lokalizacja – miasto, obiekt, sala
harmonogram – kiedy, co i w jakiej kolejności się wydarzy
budżet – realne koszty i ewentualne źródła finansowania
lista zadań – co, kto i do kiedy ma zrobić

Uwzględnij też nieprzewidziane sytuacje - margines czasowy i budżet awaryjny.

Najważniejszymi punktami podczas organizacji jest znalezienie odpowiedniego miejsca na event. Mogą to być zarówno sale konferencyjne w centrach miast, ośrodki szkoleniowo-wypoczynkowe, a także klimatyczne obiekty w cichej, spokojnej okolicy, z dala od miejskiego zgiełku. Jeśli event będzie trwał dłużej, niż dobę, warto pomyśleć o zapewnieniu gościom miejsc noclegowych oraz wyżywienia. Nie da się także zorganizować wydarzenia bez stworzenia jego programu - zalecamy więc ściśle określić czas trwania, kolejność wystąpień czy liczbę przerw. Wszystko to doskonale porządkuje przebieg przedsięwzięcia. Kolejnym fundamentalnym krokiem jest oczywiście zaproszenie gości. Jeśli zastanawiają się Państwo, jak zaprosić gości na event, zachęcamy do zapoznania się z naszym artykułem na ten temat.

Tworzenie wydarzeń biznesowych czy organizacja integracji firmowych wymaga odpowiedniego planowania.

Organizacja eventu krok po kroku

Jak zostało napisane powyżej, pierwszym krokiem jest znalezienie odpowiedniego miejsca na event, a także nawiązanie współpracy ze sponsorami oraz patronatem medialnym. Następnie, należy zadbać o identyfikację wizualną przedsięwzięcia - o plakaty, logo, zaproszenia czy ogłoszenie wydarzenia w przestrzeni Internetu.

Ta część promocyjna jest niezwykle ważna jeśli zależy Ci na dotarciu do dużej liczby potencjalnych uczestników. Jeśli jednak event ma być kameralny, należy skoncentrować się na zbudowaniu zainteresowania konkretnych gości - warto więc w tym celu na przykład wysłać spersonalizowane zaproszenia.

Organizując event, należy także pamiętać o zapewnieniu przerw kawowych lub lunchowych. Ponadto, obiekty często proponują atrakcje, które sprzyjają integracji gości oraz wypoczynkowi - zdecydowanie warto z nich skorzystać. Są to m.in. rozbudowane zaplecza SPA & Wellness, boiska sportowe, wypożyczalnie kajaków czy wydzielone miejsca na organizację grilla. W dużych miastach z kolei można po evencie zorganizować chociażby zwiedzanie atrakcji turystycznych i wyjście na przykład na punkt widokowy Sky Tower we Wrocławiu. W tym aspekcie nie ma czegoś takiego, jak ograniczenia!

Należy także pamiętać, by po zorganizowanym evencie podziękować gościom za obecność. Podziękowania za udział w evencie mogą mieć zróżnicowany charakter - jesteśmy więc przekonani, że każdy znajdzie wśród nich coś dla siebie. Może to być m.in. wysłanie listu z podziękowaniami czy przekazanie specjalnych gadżetów z logo przedsięwzięcia.