21 06-2022

Co to jest Hot desk?

Hot desk to bardzo ciekawe rozwiązanie, które szczególnie teraz - w dobie popularności pracy zdalnej oraz wszelkich nowoczesnych rozwiązań - na dobre wchodzi do wielu firm i lokali. Od jakiegoś czasu równie dużą popularnością cieszy się też coworking, a także przestronne, otwarte przestrzenie, w których można pracować w towarzystwie innych ludzi - niekoniecznie z tej samej firmy.

No dobrze, w końcu trzeba przejść do konkretów i zadać sobie pytanie, co to jest hot desk. Otóż to jedno z najbardziej innowacyjnych rozwiązań, które wybierają szczególnie osoby samozatrudnione oraz firmy o ugruntowanej pozycji. I choć hot desking staje się powoli znaczącym trendem, to oczywiście w praktyce posiada tyle samo zalet, co i wad. Nie jest to idealne rozwiązanie, jednak z pewnością na tyle interesujące, by chociaż spróbować z niego skorzystać.

W tym artykule wytłumaczymy dokładnie co to jest hot desk. Wskażemy również najistotniejsze - według nas - plusy i minusy tego rozwiązania. Być może okaże się, że jest to dla Ciebie idealne rozwiązanie, które pozwoli na poprawę efektywności Twojej pracy. Albo przeciwnie - przekonasz się, że tradycyjne rozwiązania są dla Ciebie tymi najbardziej odpowiednimi. Nie przedłużając zatem, usiądź wygodnie i dowiedz się, czym w praktyce jest hot desk.

Na czym polega wynajmowanie hot desk?

Definicja Hot Desk nie została jeszcze dokładnie dopracowana ze względu na to, że jest to stosunkowo nowe rozwiązanie. Niemniej jednak w taki sposób określa się szeroko pojęte miejsca pracy i biura, w których stanowiska nie są przypisane do konkretnych pracowników. W praktyce działa to w taki sposób, iż pracownik, którzy przychodzi do pracy, wybiera sobie dowolne stanowisko, przy którym ma ochotę wykonywać swoje obowiązki.

Najważniejsze cechy hot desku:

brak przypisania stanowiska do konkretnej osoby,
rotacyjność i elastyczność miejsc pracy,
konieczność zachowania porządku i zabierania rzeczy po zakończonej pracy,
biurka dzielone przez różne osoby w różnym czasie.

Mówiąc inaczej, wszystkie biurka w biurze używane są w rotacyjny sposób - przez różnych pracowników i w różnym czasie. Żadna z osób pracujących w firmie nie ma bowiem przypisanego miejsca, jak to funkcjonowało kiedyś, w tradycyjnym modelu. Oczywiście poza tym warunki w biurze się nie zmieniają, jeśli chodzi o oświetlenie (sprawdź, jakie powinno być oświetlenie w miejscu pracy) czy temperaturę (zobacz, jaka powinna być temperatura w miejscu pracy).

W praktyce hot desk oznacza, że pracownik przychodzi do biura i zajmuje dowolne dostępne miejsce pracy. Zwykle system ten opiera się na aplikacji do rezerwacji biurek lub prostym grafiku. Po zakończeniu dnia pracy należy:

zabrać swoje rzeczy,
wyczyścić biurko,
nie zostawiać żadnych dokumentów ani sprzętów osobistych.

W nowoczesnych przestrzeniach biurowych hot desk często łączony jest z tzw. clean desk policy, czyli zasadą „czystego biurka”, co pomaga w utrzymaniu porządku i bezpieczeństwa danych

Jak już wspomnieliśmy wcześniej, hot desk bardzo często wdrażany jest w przestrzeniach coworkingowych, a także w prywatnych biurach. Hot desk sprawia, iż poszczególne jednostki mają szansę zawrzeć nowe kontakty, inspirują się nawzajem oraz wymieniają informacjami. Dodatkowo rozwiązanie to skutecznie zachęca do multidyscyplinarnej współpracy, co już niejednokrotnie skutkowało powstaniem ciekawych oraz innowacyjnych pomysłów.

Co to jest hot desk?

Powyżej napisaliśmy już co nieco na temat tego, czym jest hot desk. Tym razem jednak nieco rozszerzymy tę definicję. Biuro typu Hot Desk zdecydowanie sprzyja współpracy oraz integracji pracowników. To także odpowiednie rozwiązanie dla nowych osób w firmie, które zwyczajnie w łatwiejszy sposób mogą się zapoznać ze standardami pracy oraz ze wszystkimi współpracownikami. Hot desk oznacza, że nie ma się stałego miejsca w biurze, tylko pracuje się przy dowolnym biurku - nawet każdego dnia przy innym. Bardzo ważne jest to, aby po zakończeniu pracy każda osoba zabrała swoje rzeczy i pozostawiła biurko w odpowiednim stanie.

Oczywiście nie każdy dział może pracować w taki sposób, gdyż pewne ograniczenia stanowią regulacje prawne związane chociażby z tajemnicą firmy czy z RODO. Wdrożenie hot deskingu w firmie w początkowej fazie z pewnością nie jest łatwym zadaniem. Wielu pracowników przyzwyczaja się do swojego miejsca, aranżuje biurko w dowolny sposób, a przez to czuje się po prostu bezpiecznie. Hot desk wiele zmienia w tym aspekcie, na początku nieco dezorganizując pracę. Po czasie jednak często okazuje się, że nowa propozycja przyniosła wiele dobrego! Postawą są jednak specjalne szkolenia dotyczące m.in. ergonomii oraz akustyki podczas pracy.

Tzw. gorące biurka przyjęły się zwłaszcza w dużych korporacjach, które zatrudniają wielu pracowników, a także we wszelkich firmach, które na co dzień pracują w modelu hybrydowym. Trzeba przyznać, że szczególnie w tym ostatnim przypadku jest to bardzo ekonomiczne rozwiązanie. Jednego dnia osoba X zajmuje wolne biurko, pracuje z tego stanowiska, po pracy opuszcza je zabierając rzeczy osobiste i już następnego dnia może z niego korzystać ktoś inny.

Wady i zalety hot desk

Uznaje się, że coworking hot desk to bardzo przyszłościowe rozwiązanie, które jednak posiada nie tylko zalety, ale też wady. Jeśli chodzi o zalety, to przede wszystkim należy wskazać na minimalizację kosztów wynajmu lokalu, zwłaszcza, gdy dana firma pracuje w modelu hybrydowym. Dodatkowo, jak już wspomnieliśmy, hot desk zdecydowanie sprzyja budowaniu więzi, poznawaniu współpracowników oraz integracji. Rozmowy i wymiana doświadczeń z kolei przekładają się na większą kreatywność i lojalność wobec firmy. Liczne badania wskazują także, że hot desking w bezpośredni sposób wpływa na wzrost poziomu innowacyjności i przedsiębiorczości. Dodatkowo, zmienne stanowiska minimalizują ryzyko wypalenia zawodowego.

Hot desking ma także kilka istotnych wad. Chodzi m.in. o to, iż nie istnieje fizyczna możliwość trzymania dokumentów oraz osobistych rzeczy w jednym miejscu, co bardzo utrudnia pracę m.in. księgowym czy prawnikom. Dużym minusem jest także brak poczucia przynależności do konkretnego miejsca, co może dekoncentrować niektórych pracowników. Brak prywatnej przestrzeni sprawia, iż poszczególne jednostki tracą poczucie stabilizacji i bezpieczeństwa. Wzrasta także ryzyko konfliktów, gdyż może się okazać, że niektóre biurka zlokalizowane są w lepszych, a inne - w gorszych miejscach. Dodatkowo rozwiązanie to sprawdza się wyłącznie u osób pracujących na laptopach i niewielkich, przenośnych urządzeniach.

Czy hot desk sprawdzi się w każdej firmie?

Hot desking to rozwiązanie, które nie zawsze będzie idealne. Nie sprawdzi się m.in. w działach:

księgowości,
HR,
prawnych,
wymagających pracy z dokumentacją papierową lub stałego dostępu do określonych zasobów.

Z kolei w firmach projektowych, IT, marketingowych czy konsultingowych, może znacząco usprawnić współpracę, poprawić atmosferę i zoptymalizować koszty. Zanim zdecydujesz się na wdrożenie tego modelu w swojej firmie, dobrze przemyśl, czy Twoja kultura organizacyjna i typ pracy Twojego zespołu na to pozwalają.