21 12-2022

Jak rozliczyć fakturę za pobyt w hotelu?

Perspektywa wyjazdu służbowego z jednej strony napawa radością i optymizmem. Z drugiej jednak bywa stresująca, ponieważ w trakcie pobytu trzeba pamiętać o wielu formalnościach. Wyjazd służbowy w hotelu wiąże się między innymi z koniecznością skrupulatnego zbierania dokumentów księgowych. Faktura za pobyt w hotelu jest podstawą do rozliczenia kosztów w firmie i wbrew pozorom nie musi być skomplikowana, jeśli zna się podstawowe zasady podatkowe.

W praktyce najwięcej wątpliwości budzi kwestia podatku VAT, sposobu księgowania w KPiR oraz rozliczania faktur zagranicznych. Poniżej wyjaśniamy wszystkie kluczowe zasady w sposób uporządkowany i zgodny z aktualnymi regulacjami.

Kluczowe aspekty faktury za hotel podczas wyjazdu służbowego

Aby faktura za usługi noclegowe mogła stanowić podstawę do ujęcia wydatku w kosztach, musi zawierać wszystkie obowiązkowe elementy przewidziane w przepisach. W szczególności są to:

pełne dane sprzedawcy i nabywcy wraz z numerami NIP,
data wystawienia dokumentu,
unikalny, kolejny numer faktury,
data wykonania usługi (jeśli różni się od daty wystawienia),
nazwa usługi (np. „usługi noclegowe”),
cena jednostkowa netto,
wartość netto,
stawka VAT 8% (standardowa dla usług noclegowych w Polsce),
kwota podatku VAT,
kwota brutto do zapłaty.

Warto podkreślić, że standardowa stawka VAT 8% dotyczy usług noclegowych i jest to informacja kluczowa z punktu widzenia prawidłowej weryfikacji dokumentu. Hotel ma obowiązek wystawić fakturę na żądanie klienta, zarówno przedsiębiorcy, jak i osoby fizycznej, najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę lub otrzymano zapłatę.

Faktura za hotel wliczona koszty

Bardzo ważnym zagadnieniem jest faktura za hotel. Zgodnie z art. 22 ust. 1 Ustawy o PIT oraz odpowiednimi przepisami Ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia, zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. Oznacza to, że nocleg związany z delegacją, szkoleniem czy spotkaniem biznesowym może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.Kluczowa zasada jest jednak następująca: do kosztów podatkowych wlicza się całą kwotę brutto z faktury. Wynika to z faktu, że VAT od usług noclegowych co do zasady nie podlega odliczeniu. Tym samym nieodliczony podatek VAT staje się elementem kosztu podatkowego.

Zasady odliczania podatku VAT od usług noclegowych

Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, przedsiębiorcy, nawet jako czynny podatnik VAT, nie mają prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego od usług noclegowych. Oznacza to, że podatek naliczony wykazany na fakturze hotelowej nie może zostać odliczony w deklaracji VAT.

Istnieje jednak wyjątek. Jeżeli usługa noclegowa została nabyta w celu jej dalszej odsprzedaży (refakturowania), wówczas możliwe jest odliczenie VAT. Taka sytuacja dotyczy na przykład firm organizujących szkolenia czy konferencje, które kupują noclegi dla klientów i następnie przenoszą ich koszt na kontrahenta.

W standardowej sytuacji, gdy przedsiębiorca nabywa usługę noclegową na potrzeby własnej działalności, brak prawa do odliczenia oznacza, że cała kwota brutto trafia do kosztów firmowych.

Księgowanie faktury za hotel

Księgowanie faktury za hotel także na pierwszy rzut oka może się wydawać skomplikowaną kwestią. W praktyce jednak to wcale nie takie trudne! Otóż faktury za usługi hotelowe, które są związane bezpośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą, pomimo wyszczególnienia na niej kwoty VAT, należy zawsze księgować w kwocie brutto, wpisując ją w koszy.

W praktyce oznacza to, że:

fakturę ujmuje się w ewidencji w pełnej kwocie brutto,
wydatek trafia do kolumny 13 KPiR - „Pozostałe wydatki”.

Ewidencja kosztów noclegu w Księdze Przychodów i Rozchodów

W przypadku przedsiębiorców prowadzących KPiR (Księga Przychodów i Rozchodów) wydatek na usługi hotelowe należy ująć w kolumnie 13 KPiR – „Pozostałe wydatki”. Zapis zawsze dotyczy kwoty brutto z faktury.

Przykład liczbowy:

Faktura za nocleg:

wartość netto: 1000 zł
stawka 8% VAT
VAT: 80 zł
kwota brutto: 1080 zł

W KPiR w kolumnie 13 wpisujemy 1080 zł. Nie dokonuje się odliczenia VAT.

Przedsiębiorcy rozliczający się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych nie prowadzą ewidencji kosztów, a więc faktura za hotel nie wpływa na wysokość podatku, choć nadal powinna być archiwizowana dla celów dowodowych.

Faktura za pobyt z wyżywieniem lub udziałem w konferencji

Nocleg ze śniadaniem stanowi przykład tzw. usługi kompleksowej. Oznacza to, że mimo iż w pakiecie znajduje się element gastronomiczny, całość traktowana jest jako jedna usługa noclegowa objęta stawką VAT 8%.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy na fakturze pojawiają się dodatkowe pozycje, takie jak:

parking,
dostęp do SPA,
organizacja konferencji,
dodatkowe usługi gastronomiczne.

Te świadczenia często objęte są stawką 23% VAT i powinny być wykazane jako osobne pozycje na fakturze.

Warto również rozróżnić pojęcia: usługi gastronomiczne (np. restauracja hotelowa) zasadniczo nie dają prawa do odliczenia VAT, natomiast usługi cateringowe, świadczone poza lokalem usługodawcy, co do zasady mogą dawać takie prawo. To częste źródło pomyłek wśród przedsiębiorców.

Jak zaksięgować fakturę za hotel zagraniczny?

Choć zagraniczne wyjazdy kojarzą się głównie z urlopem, to jednak wielu przedstawicieli różnorodnych firm udaje się na nie w celach służbowych. W takiej więc sytuacji, a więc, kiedy wyjazdy związane są z wykonywaną działalnością, to samo uczestnictwo w nich stanowi pewien koszt.

Wówczas więc faktura za nocleg może zostać zaksięgowana. Jeśli zastanawiasz się, jak zaksięgować fakturę za hotel zagraniczny, to już spieszymy z odpowiedzią! Zakup noclegu za granicą nie stanowi importu usług, ponieważ miejscem opodatkowania jest kraj, w którym znajduje się hotel. Oznacza to, że przedsiębiorca nie rozlicza w Polsce VAT należnego z tego tytułu.

Fakturę należy przeliczyć na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Jeżeli na fakturze widnieje zagraniczny VAT, co do zasady nie powinien on być wliczany w koszty podatkowe, jeżeli przedsiębiorca może ubiegać się o jego zwrot w ramach procedury VAT-REF. W takim przypadku podatek ten nie stanowi definitywnego kosztu.

Specyfika rozliczania zagranicznych usług hotelowych

W przypadku zagranicznych noclegów należy pamiętać o trzech kluczowych zasadach:

transakcja nie jest traktowana jako import usług,
kwotę należy przeliczyć według kursu NBP,
zagraniczny VAT może podlegać zwrotowi w procedurze VAT-REF i nie powinien automatycznie zwiększać kosztów podatkowych.

Jak opisać fakturę za hotel?

Skoro już mniej więcej wiesz, jak zaksięgować fakturę za hotel, to musimy jeszcze dodać, jak opisać fakturę za nocleg. W tym zakresie nie ma nic trudnego! Otóż faktura sama w sobie powinna zawierać elementy, takie jak data wystawienia, kolejny numer nadany w ramach jednej albo więcej serii, a także imiona i nazwiska lub nazwy nabywcy oraz podatnika. Należy też wykazać, że koszty poniesione na nocleg związane są z prowadzoną działalnością, o czym napisaliśmy nieco więcej już wcześniej.

Prawidłowe elementy faktury obejmują:

dane sprzedawcy i nabywcy (z numerem NIP),
data wystawienia,
kolejny numer faktury,
data wykonania usługi,
nazwa usługi,
wartość netto,
stawka VAT 8%,
kwota VAT,
kwota brutto.

Dobrą praktyką jest również opisanie na odwrocie faktury celu poniesienia wydatku, np. „nocleg w związku z udziałem w konferencji branżowej w Krakowie”.

Paragon z numerem NIP a rozliczenie kosztów hotelowych

Paragon fiskalny z numerem NIP nabywcy, na kwotę nieprzekraczającą 450 zł, jest traktowany jako faktura uproszczona i może stanowić podstawę do ujęcia wydatku w kosztach.

Jeżeli paragon nie zawiera NIP lub przekracza 450 zł, konieczne jest wystąpienie do hotelu o wystawienie pełnej faktury VAT na podstawie tego paragonu.

Jak widać, rozliczenie faktury za hotel nie jest skomplikowane, jeśli zna się podstawowe zasady: brak prawa do odliczenia VAT, księgowanie w kwocie brutto, ujęcie w kolumnie 13 KPiR oraz w przypadku zagranicy brak kwalifikacji jako import usług i możliwość procedury VAT-REF. Dzięki temu rozliczenie delegacji przestaje być problemem, a staje się rutynową czynnością księgową.