08 02-2021

Briefing prasowy - co to jest i jakie miejsce wybrać?

Sale konferencyjne, które znajdują się hotelach czy ośrodkach, umożliwiają organizację szeregu wydarzeń biznesowych. Mogą to być m.in. szkolenia, warsztaty, pokazy, kongresy, seminaria, wykłady czy briefingi prasowe. O tych ostatnich napiszemy dzisiaj znacznie więcej, przybliżając całą formułę, jej cechy oraz odpowiednie na ich organizację miejsca.

Co to jest briefing prasowy?

Briefing prasowy to krótkie i kameralne spotkanie z dziennikarzami poświęcone konkretnej sytuacji lub problemowi. Wydarzenie to ma charakter newsowy i służy poinformowaniu dziennikarzy o jakimś zdarzeniu. Briefingi organizuje się tuż przed lub od razu po incydencie, którego rozmowa dotyczy.

Briefing prasowy pozwala znacznie szybciej dotrzeć do opinii publicznej oraz podnieść rangę omawianego zdarzenia. Ta forma spotkania jest zdecydowanie bardziej skuteczna niż standardowy komunikat prasowy. A dodatkowo, doskonale wpisuje się w nowoczesną formę konferencji online.

Czy wiesz, że briefingi prasowe zyskują popularność również w sektorze prywatnym - są wykorzystywane przez firmy do szybkiej reakcji PR w sytuacjach kryzysowych.

Briefing prasowy a konferencja prasowa – czym się różnią?

Briefing prasowy różni się od konferencji prasowej przede wszystkim swobodniejszym charakterem. Oba wydarzenia są do siebie podobne, ale to briefing wyróżnia się mniej formalną, bardziej dynamiczną formułą dostosowaną do aktualnych wydarzeń.

Spotkania te różnią się również pod względem:

czasu trwania - briefing trwa zazwyczaj ok. 20 minut, po czym następuje sesja pytań,

liczby prelegentów - zwykle nie więcej niż 2–3 osoby,

formy prezentacji - mniej formalna, bardziej dynamiczna i dostosowana do aktualnych wydarzeń.

To format idealny dla firm, które chcą błyskawicznie przekazać informacje – szczególnie w czasach, gdy szybkość przekazu ma kluczowe znaczenie dla komunikacji wizerunkowej.

Jak przygotować się do briefingu prasowego?

Aby briefing prasowy był skuteczny, należy zadbać o kilka istotnych elementów:

Merytoryczne przygotowanie wystąpień Prelegenci muszą znać temat, mówić zwięźle i klarownie. Warto wcześniej przygotować gotowe odpowiedzi na możliwe pytania dziennikarzy.
Materiały prasowe Dobrze przygotowana teczka prasowa lub e-pakiet z kluczowymi informacjami znacznie ułatwi pracę mediom i zwiększy szanse na pozytywny przekaz.
Profesjonalna lokalizacja i zaplecze techniczne Profesjonalne zaplecze techniczne jest szczególnie istotne, gdy wydarzenie odbywa się w trybie hybrydowym lub online. Odpowiednia sala powinna mieć dobry system nagłośnieniowy, oświetlenie oraz dostęp do internetu.

Najlepsze miejsca na zorganizowanie briefingu prasowego

Podczas organizacji briefingu prasowego bardzo ważny jest wybór miejsca. Powinno ono swoim charakterem nawiązywać do podejmowanej tematyki. Ponadto, warto by usytuowane było w korzystnej lokalizacji ze względu na konieczność dojazdu dziennikarzy. Sala taka musi posiadać odpowiednie wyposażenie multimedialne, takie jak m.in. niezawodny system oświetleniowy czy akustyczny.

Przykładowe obiekty, które doskonale sprawdzą się przy organizacji briefingu:

Hilton Garden Inn Krakow Airport -10 sal o powierzchni aż 750 metrów kwadratowych.

Centrum Konferencyjne WEST GATE w Warszawie - 8 nowoczesnych i w pełni wyposażonych sal.

Concordia Design w Poznaniu - 1000 metrów kwadratowych funkcjonalnej przestrzeni w samym centrum miasta.

Więcej interesujących obiektów znajdziesz na stronie: www.salebiznesowe.pl

Briefing prasowy online – czy to dobre rozwiązanie?

W dobie pracy zdalnej coraz częściej organizowane są briefingi prasowe online. Taka forma spotkania:

eliminuje barierę lokalizacji,

pozwala szybko zorganizować wydarzenie,

umożliwia udział większej liczbie dziennikarzy z różnych regionów.

Warto jednak zadbać o odpowiednie narzędzia: platformę do wideokonferencji, stabilne połączenie internetowe, kamerę HD i mikrofony.

Briefing prasowy online przestał być rozwiązaniem awaryjnym na czas pandemii - dziś jest stałym punktem kalendarza wielu instytucji i firm. Przykładem może być Główny Urząd Statystyczny, który regularnie zaprasza dziennikarzy na briefingi i konferencje prasowe w formule online, obok tych stacjonarnych. Skalę tego zjawiska pokazują też dane z branży PR: niemal połowa (49%) marketerów B2B organizuje od 20 do 30 wydarzeń wirtualnych rocznie, co potwierdza, że format online na stałe wpisał się w komunikację z mediami, a nie jest już tylko doraźnym zastępstwem spotkania na żywo.

Briefing prasowy to efektywna forma komunikacji z mediami – szybka, konkretna i nowoczesna. Odpowiednia organizacja wydarzenia, dobór miejsca oraz merytoryczne przygotowanie to klucz do sukcesu. Jeśli planują Państwo organizację tego typu spotkania, warto skorzystać z profesjonalnych przestrzeni konferencyjnych dostępnych w największych polskich miastach.