04 04-2019

10 najpopularniejszych błędów popełnianych podczas organizacji szkoleń i konferencji

Organizacja szkolenia i konferencji jest wyzwaniem zarówno dla osób doświadczonych, jak i tych, którzy w tej dziedzinie stawiają dopiero swoje pierwsze kroki. Za sukcesem udanego spotkania biznesowego kryje się ogromny nakład pracy i zaangażowanie organizatorów. Czasami jednak kilka drobnych błędów wystarczy, by goście biorący udział w wydarzeniu wspominali je z niesmakiem. Jak tego uniknąć?

Jeżeli chcesz, by organizowany przez Ciebie event spełnił oczekiwania gości, zapoznaj się z listą 10 najczęściej popełnianych błędów podczas szkoleń i konferencji. Po przeczytaniu tego zestawienia z pewnością ich nie powtórzysz.

1. Brak scenariusza wydarzenia

Spontaniczne działanie może być ciekawe – ale zdecydowanie nie sprawdza się w przypadku organizacji wydarzenia biznesowego. Brak szczegółowego planu konferencji oznacza chaos i problemy, które goście szybko wyczują.

Scenariusz powinien zawierać:

harmonogram prelekcji i paneli,
czas na przerwy kawowe i lunch,
plan montażu/demontażu sprzętu,
czas na networking.

Warto także przygotować plan B, np. alternatywne łącze internetowe w razie awarii transmisji online czy zapasowy sprzęt AV.

2. Niedopasowanie sali konferencyjnej do liczby uczestników

Przy wyborze sali często liczy się efekt „wow” – a przecież liczy się funkcjonalność. Jeżeli obiekt nie pomieści komfortowo wszystkich uczestników, w przerwach może dojść do dezorganizacji, kolejek czy ścisku.

Zwróć uwagę na:

liczbę miejsc siedzących,
układ sali (teatralny, szkolny, bankietowy),
dostęp do toalet, foyer, strefy cateringu,
klimatyzację i akustykę.

Zobacz też: Jak wybrać odpowiednią salę konferencyjną

3. Zapraszanie gości w ostatniej chwili

Zbyt późne informowanie o wydarzeniu to jeden z najczęściej popełnianych błędów. Jeśli zaproszenia są wysyłane tydzień lub dwa przed konferencją, wielu uczestników nie będzie już miało możliwości dopasowania swojego grafiku.

Zaleca się rozpocząć promocję wydarzenia minimum 4–6 tygodni wcześniej, a w przypadku większych konferencji – nawet 3 miesiące wcześniej.

4. Nieodpowiedni catering

Organizatorzy często pomijają lub bagatelizują znaczenie cateringu.

A to błąd – jedzenie ma ogromny wpływ na ogólne wrażenia uczestników. Najczęstsze grzechy to:

zbyt mała liczba porcji,
brak opcji wegetariańskich i wegańskich,
niska jakość serwowanych dań.

Zadbaj o różnorodne menu, wysokiej jakości składniki i sprawdzonego dostawcę. Catering konferencyjny to nie koszt – to inwestycja w zadowolenie gości.

5. Niewłaściwa lokalizacja wydarzenia

Konferencja w urokliwym miejscu z dala od miasta? Brzmi dobrze, ale tylko jeśli dojazd nie jest utrudnieniem. Dla wielu uczestników skomplikowany dojazd oznacza rezygnację z udziału.

Dlatego warto wybrać dobrze skomunikowaną lokalizację, najlepiej w pobliżu dworca, lotniska lub głównych dróg. Sprawdź też dostępność parkingu i możliwość zakwaterowania.

6. Źle zaplanowany budżet

To jeden z najczęstszych problemów – zbyt optymistyczne założenia finansowe. Koszty rosną, pojawiają się nieprzewidziane wydatki, a budżet się nie spina.

Przygotowując wydarzenie:

zrób dokładną kalkulację wszystkich kosztów,
zostaw bufor finansowy na nieprzewidziane sytuacje,
dolicz „ukryte” koszty: ubezpieczenia, opiekę medyczną, dodatkowy sprzęt, certyfikaty uczestnictwa.

Zobacz też: Jak obliczyć budżet konferencji

7. Niesprawny sprzęt audiowizualny

Nic nie psuje profesjonalnego wizerunku tak jak problem z mikrofonem lub rzutnikiem podczas prelekcji. A to właśnie sprzęt AV jest podstawą technicznej strony wydarzenia.

Zadbaj o:

sprawdzenie sprzętu minimum dzień wcześniej,
obecność technika podczas wydarzenia,
zapasowy mikrofon, laser, baterie, przedłużacze.

To detale, które robią ogromną różnicę.

8. Brak porozumienia z personelem obiektu

Brak jasnych ustaleń z obsługą hotelu lub sali konferencyjnej może doprowadzić do nieporozumień i chaosu. Pamiętaj – współpraca z doświadczonym zespołem to klucz do sukcesu.

Sprawdź wcześniej:

kto odpowiada za rozstawienie sprzętu i krzeseł,
jak wygląda obsługa przerw kawowych,
jak szybko reaguje personel na zmiany w harmonogramie.

9. Atrakcje, które nie pasują do formatu wydarzenia

Nie każda atrakcja sprawdzi się na konferencji biznesowej. Fotobudka, ścianki do zdjęć, zabawy rodem z wesela – to świetne dodatki, ale tylko jeśli pasują do grupy docelowej i tematyki.

Zamiast tego zaproponuj:

panel dyskusyjny z ekspertem,
sesję networkingową z moderatorami,
chill room lub strefę coworkingową.

10. Zamykanie konferencji wyłącznie w trybie offline

Wielu organizatorów popełnia błąd, nie kontynuując działań po zakończeniu wydarzenia. A przecież to świetny moment na budowanie relacji, promocję kolejnych edycji i zbieranie feedbacku.

Zadbaj o:

relację zdjęciową i wideo na stronie i w social mediach,
follow-up mail do uczestników,
udostępnienie materiałów prezentacyjnych i nagrań,
zaproszenie do dołączenia do społeczności online.

Profesjonalna organizacja szkolenia lub konferencji to sztuka eliminowania błędów zanim się pojawią. Dobra sala, sprawny sprzęt, zaplanowany budżet i odpowiednia komunikacja – to fundamenty, które wpływają na doświadczenie uczestników.