Jak Obliczyć Budżet Dla Konferencji?

Wybór odpowiedniego miejsca to tylko jeden z kosztów związanych z przeprowadzeniem konferencji. W zależności od natury spotkania i ilości uczestniczących osób, wynajem sali może nie być największym kosztem z jakim przyjdzie się nam zmierzyć.

• Zidentyfikować wszystkie koszty.
• Obliczyć koszty w przybliżeniu.
• Ustalić koszty według odpowiednich wag (od najważniejszych do najmniej ważnych).
• Dodać nieprzewidziane koszty (zawsze się pojawiają).
• Uzgodnić maksymalną ilość pieniędzy, którą można przeznaczyć na każdy koszt.

• Poinformuj zespół o ograniczeniach kosztowych na samym początku fazy planowania.
• Dokładnie monitoruj wydatki, nie pozwól żeby przekraczały planowane.
• Zrób rewizję budżetu aby zapobiec zbyt dużym wydatkom w przyszłości.

• Zidentyfikuj powody, które spowodowały zbyt duże wydatki (jeśli takie były).
• Pomyśl nad tym jak następnym razem sprawić aby nie przekroczyć budżetu.
• Zastanów się nad tym jak następnym razem obniżyć koszty spotkania.

• Wynajem sali
• Katering
• Zakwaterowanie
• Transport
• Wszelkie atrakcje
• Sprzęt
• Artykuły papiernicze
• Prezenty
• Materiały marketingowe
• Obsługa
• Koszty pośrednie