Najlepsze praktyki dotyczące spotkań medycznych - Raport ICCA i AC Forum.

Wydarzenia, które edukują i rozwijają świadomość ludzi na temat zdrowia i innych dziedzin nauki stanowią obecnie aż 37% wszystkich spotkań. Są one podstawowym trzonem społeczności konferencyjnej, choć często nie nadążają one za ciągle pędzącymi zmianami i nie spełniają warunków, jakie stawiają im uczestnicy. Jak więc sprostać oczekiwaniom i sprawić, że staną się one  całkowicie empirycznymi wydarzeniami edukacyjnymi?

ICCA (International Congress and Convention Association) i AC Forum (Associations and Conference Forum) wydały raport „Best practices for healthcare meetings”, w którym ogłoszono wyniki wspólnej inicjatywy, mającej na celu pomoc w zdefiniowaniu i ukształtowaniu przyszłości spotkań związanych z nauką i opieką zdrowotną. 

Wyniki opublikowane w raporcie oparte zostały na badaniu ankietowym oraz ustaleniach z konferencji „The Future of Healthcare Meetings”, która odbyła się w dniach 6-8 lipca 2022 r. w Cannes we Francji. Podczas konferencji, w której udział wzięło ponad 130 osób z 30 krajów a wśród nich liderzy międzynarodowych stowarzyszeń medycznych, pracownicy służby zdrowia oraz dostawcy, prowadzono warsztaty, rozmowy i prelekcje w celu ustalenia, jakie kluczowe wymagania i przepisy są potrzebne, aby spotkania, które organizujemy, stały się  wartościowymi eventami edukacyjnymi. Jednym z uczestników konferencji była Anna Górska, Doradca Zarządu Symposium Cracoviense.

Samo dobre doświadczenie podczas wydarzenia już nie wystarcza. Chcąc zachęcić do udziału w spotkaniu, powinniśmy zaoferować transformacyjne doświadczenie, które pozwoli poczuć się szczęśliwszym i zdrowszym. Aby to zrobić, należy zrozumieć aspiracje odbiorców, ze strategicznym naciskiem na zrównoważony rozwój, zdrowie i dobre samopoczucie. Niektóre praktyczne elementy, które można wziąć pod uwagę podczas organizacji wydarzeń, obejmują:

• Specjalne przestrzenie „ciszy”/strefy relaksu
• Elastyczny program spotkania z dużą różnorodnością i dużą ilością przestrzeni na „czas wolny”
• Rozszerzone pakiety, dzięki którym delegaci mogą łączyć wyjazdy służbowe z wypoczynkiem/wakacjami z rodziną
• Dobry Projekt CSR, w którym ludzie mogą zrobić „coś dobrego i ważnego”
• W przypadku wydarzeń związanych z opieką zdrowotną – angażowanie pacjentów w celu uzyskania bardziej holistycznego podejścia
• Współtworzenie treści, aby zaangażować wszystkich delegatów i stworzyć prawdziwą społeczność w oparciu o ich potrzeby (tj. nie Twoje potrzeby jako organizatora wydarzenia)
• Tworzenie całorocznych możliwości do zaangażowania
• Dostęp cyfrowy dla osób, które nie mogą lub nie chcą podróżować ze względów zdrowotnych.

Pokolenie Z i milenialsi stanowią obecnie na ogół połowę członków danego stowarzyszenia, jednak są często nadal niedocenianym segmentem. Posiadanie strategii, aby rozumieć ich potrzeby i angażować w działania stowarzyszenia jest kluczowe, aby Twoja organizacja utrzymała się na rynku w nadchodzących latach. Kilka praktycznych działań, które sprawią, że młodzi profesjonaliści poczują się docenieni i mile widziani na Twoich wydarzeniach:

• Specjalne sesje dla osób uczestniczących po raz pierwszy w wydarzeniu
• Dedykowane miejsca spotkań w hotelu/centrum kongresowym
• Dedykowany salon networkingowy
• Dostęp do mentorów / starszych specjalistów w celu networkingu
• Dedykowane miejsca w programie naukowym i umieszczanie młodych profesjonaliści w centrum uwagi
• Efektywne korzystanie z mediów społecznościowych w celu utrzymania zaangażowania przez cały rok.

Wydarzenia związane z opieką zdrowotną tradycyjnie były jednokierunkowym transferem wiedzy. Teraz ważne jest, aby nauczyć się jak zastosować zdobytą wiedzę. Zwłaszcza na konferencjach, czas powinien być przeznaczone na nieformalne możliwości uczenia się, co najskuteczniej dzieje się w kontakcie twarzą w twarz. 

Praktyczne aspekty do rozważenia w celu poprawy transferu wiedzy na wydarzeniach obejmują:

• Usunięcie podium lub jakichkolwiek fizycznych barier między prezenterem i publicznością
• Opcje pytań i odpowiedzi podczas całego wystąpienia, nie tylko na końcu
• Więcej czasu na dialog, interaktywne formaty do wypróbowania/przyswojenia wiedzy  (studia przypadków, itp.)
• Bardziej angażujący prezenterzy – na żywo i wirtualnie
• Unikanie dumpingu treści – nagrane treści są najbardziej wartościowe dla tych, którzy nie uczestniczyli w spotkaniu, ale musi być dostarczony w formie łatwej do przyswojenia
• Dostosowanie prezentacji do różnych sfer czasowych, aby umożliwić interakcję na żywo wszystkim uczestnikom
• Badanie potrzeb uczestników, aby konferencja odpowiadała na ich prawdziwe potrzeby, a nie na to co nam się wydaje.

Raport „ICCA and AC Forum — best practices for healthcare meetings” powstał, aby sprostać rosnącym wymaganiom stale zmieniającego się świata i pomoc organizować lepsze spotkania w przyszłości. Raport  jest dostępny dla członków stowarzyszenia ICCA oraz AC Forum, a kolejne rozmowy dotyczące przyszłości konferencji medycznych i nie tylko, prowadzone będą podczas cyklicznego kongresu ICCA, który w tym roku odbywa się po raz pierwszy w Polsce, w dniach 6-9 listopada 2022 r. w Krakowie.

Autor: Anna Górska, Doradca Zarządu Symposium Cracoviense, Członek Zarządu ICCA International Congress and Convention Association, Wiceprezes Zarządu SKKP.