Jesienny sukces konferencji zaczyna się latem!

Choć dla wielu firm wakacje oznaczają czas urlopów i nieco spokojniejszy rytm pracy, doświadczeni organizatorzy wydarzeń wiedzą, że właśnie latem zapadają decyzje, które kilka miesięcy później przesądzą o powodzeniu konferencji, szkoleń, spotkań biznesowych czy wyjazdów integracyjnych. To właśnie teraz dostępne są najlepsze terminy, największy wybór lokalizacji oraz komfort planowania bez presji czasu.

Wrzesień, październik i listopad od lat należą do najbardziej intensywnych miesięcy w branży spotkań. Firmy wracają do pełnej aktywności po sezonie urlopowym, realizują projekty, organizują szkolenia, podsumowują wyniki i przygotowują strategie na kolejny rok. Nic więc dziwnego, że najbardziej atrakcyjne obiekty bardzo często mają zarezerwowane kluczowe terminy jeszcze przed zakończeniem wakacji.

Uczestnicy oczekują dziś czegoś więcej niż dobrze wyposażonej sali

Jeszcze kilkanaście lat temu o wyborze miejsca decydowały przede wszystkim wielkość sali, wyposażenie techniczne i cena wynajmu. Dziś te elementy pozostają ważne, jednak organizatorzy coraz częściej patrzą na wydarzenie znacznie szerzej.

Znaczenia nabiera komfort uczestników, jakość gastronomii, dostępność parkingów, możliwość prowadzenia mniej formalnych rozmów poza częścią merytoryczną, a także otoczenie, które sprzyja koncentracji i budowaniu relacji. Coraz częściej liczy się nie tylko sam program spotkania, lecz całe doświadczenie związane z udziałem w wydarzeniu. Po zakończeniu konferencji uczestnicy rzadko wspominają układ stołów czy model projektora.

Pamiętają natomiast atmosferę miejsca, jakość organizacji oraz przestrzeń, która pozwalała na swobodne rozmowy i wymianę doświadczeń.

Przestrzeń ma znaczenie

Jednym z wyraźniejszych trendów ostatnich lat jest rosnące zainteresowanie lokalizacjami oferującymi więcej niż standardowe zaplecze konferencyjne. Organizatorzy coraz częściej odchodzą od zamkniętych przestrzeni w ścisłych centrach miast na rzecz obiektów zapewniających większą swobodę, zieleń i możliwość odpoczynku pomiędzy kolejnymi punktami programu.

Patio, taras, ogród czy tereny rekreacyjne nie są już dodatkiem. Stają się elementem wpływającym na odbiór całego wydarzenia. Szczególnie podczas spotkań trwających cały dzień lub kilkuetapowych szkoleń uczestnicy doceniają możliwość wyjścia na świeże powietrze, krótkiego spaceru czy rozmowy w mniej formalnym otoczeniu.

To właśnie dlatego coraz większym zainteresowaniem cieszą się obiekty łączące funkcję hotelową, konferencyjną i rekreacyjną.

Kompleksowe zaplecze w jednej lokalizacji

Takie podejście od lat rozwija Kompleks Hotelowo-Rekreacyjny GEM we Wrocławiu. Położony na terenie zielonej części miasta obiekt łączy bazę noclegową, zaplecze gastronomiczne, przestrzenie konferencyjne oraz infrastrukturę sportowo-rekreacyjną.

Do dyspozycji organizatorów pozostają sale konferencyjne znajdujące się w hotelu, przeznaczone zarówno do kameralnych spotkań biznesowych, warsztatów i szkoleń, jak również większych prezentacji czy konferencji. Istotnym uzupełnieniem oferty jest dodatkowa przestrzeń konferencyjnoszkoleniowa zlokalizowana w bezpośrednim sąsiedztwie kompleksu, dzięki której organizatorzy mogą korzystać z kilkunastu sal o zróżnicowanej powierzchni i układzie.

Takie rozwiązanie pozwala realizować równolegle kilka wydarzeń, organizować sesje plenarne i warsztaty tematyczne, a także elastycznie dopasowywać przestrzeń do liczby uczestników i charakteru spotkania.

Biznes, integracja i aktywność

Współczesne wydarzenia coraz częściej wykraczają poza klasyczny model konferencji. Firmy szukają miejsc, które umożliwiają połączenie części merytorycznej z integracją oraz aktywnościami wspierającymi budowanie relacji w zespołach. Jednym z wyróżników Kompleksu GEM pozostaje rozbudowana infrastruktura sportowa obejmująca korty tenisowe, hale sportowe, boiska oraz tereny rekreacyjne. Dopełnieniem tej oferty jest pływalnia sportowa oraz sauna, z których mogą korzystać również goście hotelowi. Pozwala to organizatorom spojrzeć na program wydarzenia znacznie szerzej - od turniejów i aktywności zespołowych, poprzez wydarzenia plenerowe, aż po czas przeznaczony na indywidualny trening, pływanie czy regenerację po intensywnym dniu konferencyjnym.

W przypadku wydarzeń kilkudniowych takie zaplecze nabiera szczególnego znaczenia. Uczestnicy nie są ograniczeni wyłącznie do pokoju hotelowego, restauracji i sali konferencyjnej, lecz otrzymują możliwość aktywnego spędzenia wolnego czasu lub odpoczynku w obrębie jednego kompleksu, bez konieczności organizowania dodatkowych przejazdów.

To rozwiązanie, które pozwala efektywnie wykorzystać czas uczestników i tworzyć wydarzenia o bardziej angażującym charakterze, łącząc biznes, integrację, aktywność i regenerację w jednej lokalizacji.

Najlepszy moment na planowanie jest właśnie teraz

Dodać zdjęcie: fot. 20 GEM widok na INK / fot. 23 GEM skwer / parking / fot.21/23 GEM Patio /

fot. 25 parking hotelowy część basenowa

Wakacje pozostają jednym z najbardziej niedocenianych okresów w kalendarzu organizatorów wydarzeń biznesowych. Tymczasem właśnie wtedy można spokojnie przeanalizować potrzeby uczestników, zabezpieczyć najbardziej atrakcyjne terminy i przygotować program bez pośpiechu, który zwykle pojawia się po zakończeniu sezonu urlopowego. Sukces konferencji, szkolenia czy spotkania firmowego rzadko bywa dziełem przypadku. Najczęściej jest efektem dobrego planowania, właściwego wyboru miejsca i stworzenia warunków sprzyjających zarówno realizacji celów biznesowych, jak i budowaniu relacji pomiędzy uczestnikami.

Bo ostatecznie udane wydarzenie to nie tylko agenda i prezentacje. To także przestrzeń, która potrafi połączyć profesjonalizm, komfort, inspirujące otoczenie i możliwość spotkania ludzi w jednym miejscu.