Debiut Polski na PCMA Convening EMEA w Rotterdamie

W dniach 14–16 października 2025 roku w Rotterdamie odbyło się jedno z kluczowych wydarzeń światowej branży spotkań – PCMA Convening EMEA 2025, organizowane przez Professional Convention Management Association (PCMA). To prestiżowe forum, skupiające liderów i strategów branży MICE z Europy, Bliskiego Wschodu i Afryki, zgromadziło ponad 600 uczestników z ponad 45 krajów.

Po raz pierwszy w historii w wydarzeniu wzięło udział Poland Convention Bureau, Biuro Spotkań i Wydarzeń Polskiej Organizacji Turystycznej, które wystąpiło w roli partnera. Polska obecność była widoczna zarówno w strefie wystawienniczej, jak i w części programowej. 15 października PCB POT współorganizowało sesję Micro Lab pt. Striking the Meeting Design Balance: Navigating the High vs. Low Touch Landscape, poświęconą relacji między technologią a ludzką kreatywnością w projektowaniu wydarzeń.

Moderatorem dyskusji był Felix Rundel, współzałożyciel Futurehain i Centre for Convening Minds.

W swoim wystąpieniu Rundel podkreślił znaczenie równowagi między technologią a ludzkim podejściem, nawiązując do wcześniejszych refleksji Timona de Jonga na temat wartości spotkań. Zwrócił uwagę na źródłosłów słowa „technologia”, wywodzącego się z greckiego techne – rzemiosła, umiejętności czy sztuki – i zachęcał do postrzegania technologii jako narzędzia wspierającego kreatywność, a nie zastępującego człowieka.

Sesję otworzyła Aneta Książek, kierowniczka Poland Convention Bureau POT, która zaprezentowała koncepcję pokoi niskostymulujących (low sensory rooms) – rozwiązania zwiększającego dostępność i komfort uczestników wydarzeń. Zachęcała także do współpracy z destynacjami i biurami kongresów, podkreślając ich rolę w tworzeniu innowacyjnych i inkluzywnych doświadczeń.

„W dobie sztucznej inteligencji i rozwiązań cyfrowych nie możemy zapominać o emocjach i ludzkim wymiarze spotkań. To właśnie połączenie technologii z empatią czyni wydarzenia wartościowymi. Podczas Micro Labu zaprezentowałam przykłady dobrych praktyk z Polski, m.in. tworzenia stref sensorycznych, które wspierają wyciszenie i regenerację uczestników podczas dużych wydarzeń. Cieszę się, iż organizatorzy podczas całego wydarzenia wcielili wiele z tych dobrych praktyk w życie dbając nie tylko o zrównoważone posiłki czy kawę serwowaną ze stacji w której klientów obsługiwały osoby niesłyszące, ale także projektując ciekawe i innowacyjne formaty sesji i paneli. Convening EMEA 2025 pokazało, że przyszłość wydarzeń to łączenie ludzi, technologii i celów w spójne, znaczące doświadczenia, które inspirują do wspólnego działania. Jestem dumna, iż braliśmy udział w tym wydarzeniu jako partner i być może w jakimś stopniu przyczyniliśmy się do budowania lepszego świata” – podkreśliła Aneta Książek.

Wśród prelegentów znaleźli się również Johanna Roth z European Association for Research Managers and Administrators, która omówiła wykorzystanie cyfrowych odznak (digital badges) ułatwiających logistykę i podnoszących komfort uczestników. Przedstawiła też niskobudżetowe, kreatywne rozwiązania w projektowaniu spotkań – od sesji oddechowych i jogi, po networkingowe karty, kąciki z flipchartami i formułę „pustego krzesła” wspierającą interakcję i budowanie więzi.

Z kolei Julia Hossbert Grinike z Siemens Healthineers zaprezentowała podejście swojej organizacji do wdrażania technologii w eventach – od chatbotów i aplikacji eventowych, po systemy rozpoznawania twarzy. Zaznaczyła, że skuteczne wykorzystanie narzędzi cyfrowych wymaga zachowania równowagi między innowacją a autentycznym kontaktem międzyludzkim. Wskazała również na wyzwania związane z restrykcyjnymi przepisami o ochronie danych osobowych w Niemczech oraz rolę zespołu dedykowanego poszukiwaniu i wdrażaniu innowacyjnych rozwiązań.

PCMA EMEA (Professional Convention Management Association Europe, Middle East & Africa) skupia profesjonalistów z branży wydarzeń biznesowych – od DMO i stowarzyszeń po organizatorów kongresów, centra konferencyjne, hotele i korporacje. Z siedzibą główną w Chicago, PCMA współpracuje z partnerami w ponad 59 krajach, utrzymując kontakt z ponad 8 000 członków i 100 000 interesariuszy branży MICE na całym świecie.

Udział Poland Convention Bureau POT w PCMA Convening EMEA 2025 był znaczącym krokiem w budowaniu wizerunku Polski jako destynacji otwartej, nowoczesnej i zaangażowanej w globalny dialog o przyszłości branży spotkań.

INFORMACJA PRASOWA