Association News - Krytyczne spojrzenie na proces przetargowy (RFP) stowarzyszeń.

Association News - Krytyczne spojrzenie na proces przetargowy (RFP) stowarzyszeń.

Conferli.com to platforma łącząca organizatorów konferencji z miastami, krajami i obiektamiW lipcu tego roku witryna wydała raport, którego celem było uzyskanie klarownego zrozumienia procesu przetargowego, który dotyczy wyboru miejsca na konferencje organizowane przez stowarzyszenia. 

Raport w całości opiera się na kombinacji trzech źródeł:

  • rzetelnych wynikach ankiety przeprowadzonej pośród 49 stowarzyszeń m.in. Conferli, Boardroom, Union of International Assocations i European Society of Association Executives,
  • dyskusji z 10 międzynarodowymi stowarzyszeniami, przeprowadzonej 12 kwietnia przez platformę Zoom,
  • dwóch sesjach okrągłego stołu UIA, które miały miejsce w Brukseli 20 maja; udzieł w nich wzięło około 35 stowarzyszeń. 


W raporcie wymieniono różne określenia dotyczące procesu przetargowego stowarzyszeń i jak wygląda sama procedura stosowana przez rozmaite organizacje, gdyż nie ma jednej nomenklatury obowiązującej na świecie, a także procesy decyzyjne dotyczące wyboru miejsca na kongresy się różnią.  

55% respondentów twierdzi, że proces podejmowania decyzji o wyborze miejsca na kongres zmienił się w pandemii. 

Czynniki, które uległy zmianie to:

  • możliwości technologiczne i ich cena są teraz brane pod uwagę
  • elastyczność dotycząca kontraktu jest koniecznością
  • zdrowie i przepisy dotyczące bezpieczeństwa odgrywają bardzo ważną rolę
  • wdrożona ocena ryzyka
  • zwiększone znaczenie partnerstwa i silne zaangażowanie destynacji kandydującej.


Z ankiet wynika, że obecnie najważniejsze kryteria dotyczące wyboru destynacji to: 

  • odległość do międzynarodowego lotniska
  • koszt dla organizatora imprezy
  • koszt dla delegata
  • szeroki wybór hoteli
  • dostępny lokalny członek.


Czasy się zmieniły i pojawiły się inne wymagania niż tylko logistyka eventów i dostępność. Zrównoważony rozwój, dziedzictwo/pozytywny wpływ eventów czy DEI (Diversity, Equality, Inclusion) są teraz brane pod uwagę, ale nadal nie mają tak dużego znaczenia  jak dostępność i koszty. W 35% przypadków zrównoważony rozwój odgrywa rolę podczas przetargu, ale nie jest to decydujący czynnik, natomiast legacy (dziedzictwo) ma niewielkie znaczenie w podejmowaniu decyzji. 

Raport jest do pobrania bezpłatnie ze strony Conferli.com

Autor: Anna Górska, Doradca Zarządu Symposium Cracoviense, Członek Zarządu ICCA International Congress and Convention Association