Association News - Krytyczne spojrzenie na proces przetargowy (RFP) stowarzyszeń.

Conferli.com to platforma łącząca organizatorów konferencji z miastami, krajami i obiektamiW lipcu tego roku witryna wydała raport, którego celem było uzyskanie klarownego zrozumienia procesu przetargowego, który dotyczy wyboru miejsca na konferencje organizowane przez stowarzyszenia. 

Raport w całości opiera się na kombinacji trzech źródeł:

• rzetelnych wynikach ankiety przeprowadzonej pośród 49 stowarzyszeń m.in. Conferli, Boardroom, Union of International Assocations i European Society of Association Executives,
• dyskusji z 10 międzynarodowymi stowarzyszeniami, przeprowadzonej 12 kwietnia przez platformę Zoom,
• dwóch sesjach okrągłego stołu UIA, które miały miejsce w Brukseli 20 maja; udzieł w nich wzięło około 35 stowarzyszeń. 

W raporcie wymieniono różne określenia dotyczące procesu przetargowego stowarzyszeń i jak wygląda sama procedura stosowana przez rozmaite organizacje, gdyż nie ma jednej nomenklatury obowiązującej na świecie, a także procesy decyzyjne dotyczące wyboru miejsca na kongresy się różnią.  

55% respondentów twierdzi, że proces podejmowania decyzji o wyborze miejsca na kongres zmienił się w pandemii. 

Czynniki, które uległy zmianie to:

• możliwości technologiczne i ich cena są teraz brane pod uwagę
• elastyczność dotycząca kontraktu jest koniecznością
• zdrowie i przepisy dotyczące bezpieczeństwa odgrywają bardzo ważną rolę
• wdrożona ocena ryzyka
• zwiększone znaczenie partnerstwa i silne zaangażowanie destynacji kandydującej.

Z ankiet wynika, że obecnie najważniejsze kryteria dotyczące wyboru destynacji to: 

• odległość do międzynarodowego lotniska
• koszt dla organizatora imprezy
• koszt dla delegata
• szeroki wybór hoteli
• dostępny lokalny członek.

Czasy się zmieniły i pojawiły się inne wymagania niż tylko logistyka eventów i dostępność. Zrównoważony rozwój, dziedzictwo/pozytywny wpływ eventów czy DEI (Diversity, Equality, Inclusion) są teraz brane pod uwagę, ale nadal nie mają tak dużego znaczenia  jak dostępność i koszty. W 35% przypadków zrównoważony rozwój odgrywa rolę podczas przetargu, ale nie jest to decydujący czynnik, natomiast legacy (dziedzictwo) ma niewielkie znaczenie w podejmowaniu decyzji. 

Raport jest do pobrania bezpłatnie ze strony Conferli.com

Autor: Anna Górska, Doradca Zarządu Symposium Cracoviense, Członek Zarządu ICCA International Congress and Convention Association