Klucz do właściwej relacji z gościem konferencyjnym

Ze względu na rosnące zapotrzebowanie rynku, ilość obiektów konferencyjnych w Polsce stale rośnie. Coraz więcej firm i przedsiębiorstw decyduje się na organizację spotkań branżowych w hotelach czy ośrodkach szkoleniowych, więc obiekty te muszą konkurować ze sobą i zabiegać o gości. Ważne jest jednak nie tylko pozyskanie klientów, ale także właściwe relacje oraz utrzymacie stałej współpracy. Jak jednak to osiągnąć i jak planować taki kontakt?

Klucz do sukcesu w nawiązywaniu właściwej relacji to tak naprawdę kilka prostych kroków. Przede wszystkim właściciele obiektów szkoleniowych powinni pamiętać o spersonalizowaniu oferty dla danej firmy. Oferta przesłana przedsiębiorstwu, będąca tak naprawdę pierwszym kontaktem z potencjalnym klientem powinna jedynie w niewielkim stopniu prezentować informacje o obiekcie, a w większości stanowić pytanie o potrzeby i plany danej firmy w zakresie szkoleń. Mając takie informacje można skutecznie zainteresować odbiorcę. Jeżeli jednak nie ma informacji zwrotnej, wtedy niezbędny okazuje się telefon do firmy w przeciągu kilku dni.

Pozyskanie klienta to nie wszystko. Ważne jest także dobre pierwsze wrażenie, tak by klient z chęcią do nas wrócił. Tak więc, gdy dane przedsiębiorstwo decyduje się na konferencję w obiekcie, należy zwrócić szczególną uwagę na komunikację. Powinna ona być przede wszystkim regularna i konkretna. Podczas konferencji warto także spotkać się z jej organizatorem co najmniej kilka razy. Podczas takich spotkań można bowiem przyjąć ewentualne uwagi, zapytać o to czy wszystko działa zgodnie z planem i czy niczego mu nie brakuje. Spotkanie powinno odbyć się także po zakończonej konferencji tak by podsumować współpracę oraz przyjąć informację zwrotną na temat obiektu i jakości usług.

Kolejnym krokiem jest utrzymanie relacji nawet po zakończonej współpracy. Warto więc po 2 lub 3 dniach od konferencji zadzwonić do jej organizatora z prośbą o ocenę usług oraz referencje. Dzięki takiej rozmowie można także dowiedzieć się więcej o opinii na temat współpracy oraz nawiązać więź, która może okazać się owocna w przyszłości. Tak przeprowadzona relacja z pewnością zagwarantuje właścicielom obiektów konferencyjnych udaną współpracę oraz satysfakcję organizatorów.