22 01-2022

Co to jest agenda spotkania?

Agenda spotkania to termin, który może brzmieć nad wyraz obco, a w rzeczywistości określa coś, z czym każdy z nas ma do czynienia niemal na co dzień. To nic innego, jak program jakiegoś zebrania czy spotkania. Okazuje się bowiem, że odgrywa on kluczową rolę podczas wszelkiego rodzaju meetingów. Im agenda jest bardziej skrupulatnie napisania, tym oczywiście lepiej, ponieważ dzięki niej całe spotkanie może się okazać o wiele bardziej efektywne. W tym artykule podejmiemy więc ów temat, udowadniając, że agenda spotkania, to coś, czego nie można pominąć podczas planowania wszelkich meetingów.

Co to jest agenda spotkania?

Już powyżej napisaliśmy co nieco o tym, co to jest agenda, jednak wymaga to większego doprecyzowania. Agenda spotkania stanowi bowiem ustalony program konkretnego wydarzenia. Dokładnie określa plan oraz porządek podejmowanych zagadnień. Najczęściej przedstawiona jest ona w formie tabeli, w której znajdują się konkretne godziny, tematy oraz informacje dotyczące osoby prowadzącej. Dzięki temu zabiegowi każdy wie, czego dokładnie się spodziewać. Agenda spotkania znacząco i skutecznie porządkuje każdy meeting, a co za tym idzie, sprawia, że rozmowy idą sprawnie i nie ma w nich zbyt dużej przestrzeni na szeroko pojętą dezorientację.

Agenda to szczegółowy plan przebiegu spotkania, który obejmuje:

tematykę,
kolejność omawianych zagadnień,
czas trwania poszczególnych punktów,
osoby prowadzące.

Najczęściej przyjmuje formę czytelnej tabeli – dzięki niej każdy uczestnik wie:

czego się spodziewać,
kiedy zabrać głos,
jak długo potrwa całe spotkanie.

Dobra agenda = mniejsze ryzyko chaosu i większa efektywność.

Niektórzy też zapytani, co to agenda, odpowiadają, że to nic innego, jak checklista, która pomaga prowadzić rozmowy w sposób efektywny, co poprzedzone jest ustaleniem jasnych priorytetów. Dobrze skonstruowana agenda zawiera więc wszelkie niezbędne informacje o tym, czego dokładnie dotyczy spotkanie oraz jakie tematy będą na nim poruszane. Dodatkowo, poszczególne tematy są w niej przypisane do konkretnych osób, co świetnie wpływa na płynność takich spotkań. Agenda spotkania biznesowego doskonale sprawdzi się zarówno w przypadku kameralnych, kilkuosobowych spotkań, jak i znacznie większych, w których uczestniczy kilkadziesiąt osób.

Przykład agendy spotkania

Skoro już wyjaśnione zostało czym jest agenda. najlepiej przejść do konkretnego przykładu. Zawsze warto jest wyszukać w Internecie frazę "przykładowa agenda spotkania biznesowego", aby dokładnie zobaczyć, jak powinna być ona skonstruowana. Przede wszystkim powinna zawierać podstawowe informacje, takie jak tytuł spotkania, datę oraz godzinę rozpoczęcia. Ponadto, warto też napisać, kto zwołuje zebranie oraz załączyć listę uczestników. I choć wiele osób o tym zapomina, to równie ważne jest umieszczenie listy pozycji do przeczytania oraz listy materiałów do przyniesienia (jeśli oczywiście takie są). Pod owymi informacjami musi się znaleźć tabelka z dokładną rozpiską programu.

Przykładowo, spotkanie może się rozpocząć o godzinie 10:00 od przedstawienia bieżących informacji nt. realizacji jakiegoś projektu. Obok tematu zapisuje się nazwisko osoby prowadzącej. Analogicznie należy potraktować każdy kolejny etap spotkania. Najpierw w tabeli umieszcza się godzinę, później temat oraz prowadzącego. Agenda spotkania biznesowego - wzór bardzo często wymaga też uzupełnienia informacji o osobie odpowiedzialnej za protokołowanie. W taki sposób agenda do spotkania będzie nie tylko kompletna, ale i przede wszystkim czytelna, co przełoży się na odpowiednią orientację pracowników w zakresie poszczególnych etapów organizowanego spotkania.

Agenda spotkania w firmie wbrew pozorom wcale nie jest skomplikowanym narzędziem, a za to nade wszystko porządkującym. Podobnie w sumie jest z organizacją i obsługa konferencji, która choć początkowo może się wydawać sporym wyzwaniem, to jednak wraz z upływem czasu i większym doświadczeniem, staje się zadaniem, które dostarcza dużej satysfakcji.

Jak napisać agendę?

Jeśli jednak wciąż zastanawiasz się, jak zrobić agendę, zacznij może od celu konkretnego spotkania. Dokładnie określ, po co zwoływany jest meeting. Kolejny krok stanowi skrupulatna analiza tego, kto powinien pojawić się na spotkaniu. Stworzenie listy uczestników jest tu kluczowe. Gdy już takowa będzie kompletna, trzeba wysłać zaproszenia do poszczególnych jednostek, pamiętając przy tym o zjawisku takim jak biznesowy savoir vivre. W zaproszeniach trzeba umieścić informację o dacie i miejscu spotkania oraz listę tematów z dokładną ich kolejnością.

Agenda spotkania z pracownikami z jednej strony powinna być dość konkretna, ale z drugiej warto pozostawić przestrzeń na ewentualne zmiany. W tym zakresie warto jest zapytać zaproszonych gości o to, czy mają jakieś uwagi lub sugestie względem proponowanego planu. Agenda na spotkanie powinna zawierać wszystkie te elementy, które zostały opisane w powyższej części. Pamiętaj jednak, by poza odpowiednim przygotowaniem samego dokumentu, upewnić się, czy wyposażenie sali konferencyjnej jest wystarczające, aby przeprowadzić zaplanowane spotkanie!

Jak napisać agendę spotkania – krok po kroku

1. Określ cel spotkania

Zastanów się: po co zwołujesz meeting? Co ma zostać ustalone, przedyskutowane lub zaktualizowane?

2. Ustal listę uczestników

Kto powinien wziąć udział, aby spotkanie miało sens? Zaproś tylko te osoby, których obecność jest naprawdę potrzebna.

3. Zaplanuj tematy i kolejność

Zrób listę zagadnień do omówienia. Zdecyduj:

ile czasu przeznaczyć na każdy punkt,
kto będzie go prowadził,
które tematy są priorytetowe.

4. Uwzględnij czas na pytania i dyskusję

Pozostaw przestrzeń na pytania, komentarze i doprecyzowania. Nie wszystko da się przewidzieć – warto dać uczestnikom głos.

5. Stwórz przejrzystą tabelę

Zastosuj czytelny format, np. tabelkę z godzinami i tematami. Unikaj zbędnych opisów – liczy się klarowność i konkret.

6. Prześlij agendę przed spotkaniem

Najlepiej z zaproszeniem lub przypomnieniem. Uczestnicy będą mogli się przygotować i przemyśleć swoje wkłady.

Agenda spotkania to niezastąpione narzędzie organizacyjne. Pomaga oszczędzać czas, unikać chaosu i wyciągać z meetingów realne efekty. Warto poświęcić kilka minut na jej stworzenie – zwłaszcza jeśli chcesz, by spotkania były krótsze, konkretniejsze i bardziej profesjonalne.