Organizacja kongresów

Branża eventowa od kilku miesięcy funkcjonuje głównie w przestrzeni internetowej, proponując m.in. konferencje online. Trudno także stwierdzić, jak długo jeszcze ten stan rzeczy potrwa i - póki co - pozostaje nam czekanie na stopniowy plan odmrażania gospodarki. Na tę chwilę musimy zadowolić się wirtualną rzeczywistością, która w zasadzie daje ogrom możliwości na organizację kongresów, targów i innych spotkań biznesowych. Oczywiście posiada ona także wady, jednak jako chwilowa alternatywa dla branży spotkań jest wystarczająca. 

W tej części artykułu napiszemy trochę o tym, jak zorganizować kongres. Posłużmy się może przykładem stołecznego miasta sprzed czasów pandemii. Na początku należy poszukać odpowiedniego miejsca na organizację eventu - na szczęście w Warszawie takich nie brakuje. Znajduje się tam wiele obiektów biznesowych, które zróżnicowane są pod względem wielkości, charakteru, dokładnej lokalizacji czy proponowanych usług. Jako organizatorzy powinniśmy skonkretyzować swoje wymagania i wiedzieć, ilu gości się spodziewamy, czy będziemy potrzebowali miejsc noclegowych, cateringu oraz np. atrakcji dodatkowych, które są odpowiednie na integrację gości. Ważnym aspektem jest także obsługa techniczna i wyposażenie multimedialne sal biznesowych, które brane są pod uwagę. Niektóre obiekty oferują sprzęty w cenie najmu sali, inne - za dodatkową opłatą. Warto dopytać o tę kwestię, gdyż inaczej możemy być zaskoczeni podczas rozliczania się z obsługą obiektu. Należy także ustalić sposób dojazdu gości do miejsca docelowego i zorientować się, ile osób potrzebuje miejsc parkingowych. W centrum miasta to nie lada wyzwanie, jednak są też obiekty w centrum Warszawy, które oferują miejsca parkingowe. Wszystkie te rady z pewnością przełożą się na to, że organizacja kongresu nie będzie aż tak trudnym zadaniem, jakby mogło wydawać się na początku.