08 02-2021

Konferencja online - organizacja konferencji w czasach pandemii

Niedługo minie rok od ogłoszenia pandemii koronawirusa COVID-19. Wiadomość ta sprawiła, że świat wstrzymał oddech, a my każdego kolejnego dnia uczyliśmy się żyć w nowej, specyficznej rzeczywistości. Należało jednak działać szybko i stanowczo, by zapewnić sobie i pracownikom odpowiednie metody pracy. Branża konferencyjna poradziła sobie z tym wyzwaniem w znakomity sposób. Jak dokładnie? Proponując m.in. konferencje online, które cieszą się ogromnym powodzeniem.

Fot. Pixabay

Konferencja online jako substytut spotkań na żywo

Konferencje i inne spotkania na żywo niestety w tej chwili nie są jeszcze możliwe. Trudno także jednoznacznie określić, kiedy i na jakich warunkach wróci możliwość organizacji tego typu wydarzeń. Z pewnością jednak jeszcze trochę musimy poczekać i skorzystać z takich form eventów, które są bezpieczne. Doskonałym zamiennikiem wydarzeń na żywo są konferencje online, które mają naprawdę wiele zalet. Należy do nich m.in. możliwość prowadzenia spotkania z różnych zakątków kraju i świata bez wychodzenia z domu czy dotarcie do znacznie większej liczby osób, niż podczas eventu na żywo. Organizacja konferencji online znacząco zyskała na popularności i - jak mniemamy - pozostanie w branży na kolejne miesiące i lata, nawet gdy pandemia będzie już tylko wspomnieniem. Z możliwości przeprowadzenia e-spotkania korzystają nie tylko klienci biznesowi, ale i nauczyciele, wykładowcy, politycy oraz artyści. Również studenci i uczniowie chwalą sobie zjawiska takie jak konferencja naukowa online czy zajęcia zdalne. To odpowiednie połączenie współczesnych wymagań z tradycyjnym porządkiem pracy. Charakteryzuje się ono przede wszystkim dużą wygodą i bezpieczeństwem, a przecież to stało się dewizą wszelkich działań w 2020 i 2021 roku.

Fot. Pixabay

Transmisja konferencji online

Bardzo dużym atutem konferencji online jest streaming na żywo pełnego obrazu i dźwięku - dokładnie w czasie rzeczywistym. Warto mieć to na uwadze podczas zapraszania gości z różnych zakątków świata. Co ważne, tego typu transmisja pozwala na aktywne branie udziału w wydarzeniu, uwzględniając przestrzeń do dyskusji, możliwość zadawania pytań, udział w głosowaniach itd.

Programy do konferencji online

W związku z powyższymi wnioskami, pojawia się też pytanie, jaki program do konferencji online warto wybrać. Cóż, jest ich sporo i w zależności od potrzeby z pewnością każdy znajdzie odpowiednią dla siebie platformę lub aplikację. Organizatorzy spotkań online często wybierają Microsoft Teams, Zoom, Cisco Webex czy Google Hangouts. Warto zapoznać się z ich charakterystyką, żeby dokonać najlepszego wyboru. Nie wszystkie programy np. obsługiwane są w języku polskim. Pragniemy także dodać, że przed organizacją e-spotkań koniecznym jest sprawdzenie własnej sieci internetowej. Nie ma co ukrywać - to od łącza w głównej mierze zależeć będzie sukces przedsięwzięcia. Płynne połączenie będzie równoznaczne z mniejszą ilością stresu, z wysoką jakością obrazu, dźwięku oraz brakiem wszelkich usterek. Ponadto, o to samo należy poprosić wszystkich prelegentów. Ich obowiązkiem powinno być także zapoznanie się z wybraną platformą czy programem, by sprawnie poruszać się po nim podczas trwania konferencji. Odpowiednie przygotowanie jest tu kluczem do sukcesu.

Fot. Pixabay

Nagrywanie konferencji online

Konferencje online zyskują także możliwością nagrywania. Ich organizatorzy sami często udostępniają wydarzenie na swoich profilach w mediach społecznościowych, by oddać świadectwo dużego zainteresowania, żywej dyskusji, a przy tym i promocji na przyszłość. W taki sposób docierają również do użytkowników, którzy nie mogli pojawić się na evencie w konkretnych godzinach. Powróćmy jednak na chwilę do programów umożliwiających przeprowadzenie konferencji online - niektóre z nich dają możliwość rejestracji audio oraz wideo. Z takiej opcji skorzystać można m.in. na platformie MyOwnConference, na Web Stream Recorders oraz Camtasia Studio. Z kolei nagranie samego głosu z mikrofonu możliwe jest w programie Audacity. Jak widać, tych metod organizacji i rozpowszechniania konferencji internetowych jest wiele. Społeczność też coraz częściej decyduje się na wzięcie udziału w tego typu spotkaniach. Większa ilość czasu, którym dysponują ludzie, przekłada się na poszukiwanie dodatkowych form rozwoju i edukacji. E-spotkania są więc doskonałą odpowiedzią na tę potrzebę, co z pewnością zaowocuje w przyszłości.

I choć wszyscy już ze zniecierpliwieniem czekają na powrót do czasów sprzed pandemii, to trwający jeszcze okres izolacji warto wykorzystać na rozwinięcia swoich zainteresowań i biznesów. Konferencje online są korzystną formą spotkań dla obu stron - zarówno dla organizatorów, jak i uczestników. Popularnością także cieszą się eventy hybrydowe. Duża część naszego codziennego życia przeniesiona została do Internetu - a ten krok trudno będzie cofnąć. Warto mieć tego świadomość i wykorzystać potencjał sieci do: promocji swoich usług, organizacji cyklicznych spotkań i konferencji, a także do przeanalizowania własnej firmy pod kątem nowoczesnych narzędzi. Jeśli ich brakuje - mają Państwo jeszcze czas na wdrożenie. Nie ma się jednak na co oglądać - trzeba działać.