Zarządzanie komunikacją w obliczu kryzysu

W momencie sytuacji kryzysowej niezbędna jest osoba, która będzie odpowiadać za kontakty z mediami. Szczegółowych informacji na temat tego, jak prawidłowo zareagować, co komunikować oraz jakie kanały medialne wykorzystywać, by efektywnie zapanować nad kryzysem, opowiedzą prelegenci zaproszeni na XVIII Kongres Profesjonalistów PR, który będzie miał miejsce 19-20 kwietnia w Rzeszowie.

Tegoroczna edycja kontynuuje tematykę poruszaną podczas zeszłorocznego Kongresu Profesjonalistów Public Relations, jako że w 2017 roku głównym zagadnieniem były kryzysy wizerunkowe w mediach. W tym roku doświadczeniem i wiedzą ponownie podzielą się specjaliści zajmujący się od lat komunikacją z mediami. Prelegentami będą m.in. Maksymilian Pawłowski – rzecznik prasowy Leroy Merlin Polska, redaktor Rafał Motriuk – dziennikarz III programu Polskiego Radia, oraz Filip Szatanik – rzecznik prasowy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego. Będą oni poruszać takie zagadnienia, jak na przykład kwestie procedur zapobiegania kryzysom oraz – gdy do kryzysu jednak dojdzie – radzenia sobie z nim. Taka wiedza jest szczególnie przydatna dla rzeczników prasowych, osób odpowiedzialnych za wizerunek instytucji oraz takich, które zajmują się prowadzeniem komunikacji instytucji z mediami. Wszystkie szczegóły dotyczące prelekcji znaleźć można w programie wydarzenia.

Jak radzić sobie z kryzysem?

– Prawdziwym sprawdzianem dla rzecznika prasowego jest kryzys. To wtedy należy wykazać się szybkością, wiedzą, doświadczeniem i przygotowaniem merytorycznym – twierdzi Mariusz Sokołowski, prezes R4S, były rzecznik prasowy Komendanta Głównego Policji, a także jeden z prelegentów Kongresu. – Niekompetencja nawet w jednym z tych obszarów może skutkować poważnymi konsekwencjami, dlatego osoba pracująca na tym stanowisku musi być odporna na stres oraz posiadać szeroki zakres innych umiejętności.

Czas to właśnie w większości sytuacji najważniejszy czynnik pozwalający na zminimalizowanie jakichkolwiek konsekwencji kryzysu wizerunkowego. Gdy pojawia się problem, niezbędna jest dyspozycyjność – często nawet w trakcie świąt, weekendów czy w godzinach nocnych. Rozkwit mediów społecznościowych i nowoczesnych sposobów komunikacji sprawił, że informacje rozchodzą się w czasie rzeczywistym. Najczęściej pierwsze godziny to jedyny moment, kiedy istnieje możliwość opanowania sytuacji, zanim negatywne treści rozprzestrzenią się w sieci.

– Zapanowanie nad kryzysem wymaga świadomego i precyzyjnego zarządzania komunikacją w firmie. Nie można dopuścić do tego, aby ktoś inny narzucił nam przekaz – mówi Dariusz Tworzydło, doktor habilitowany Uniwersytetu Warszawskiego, organizator Kongresu.

Osoby, które mogą mieć styczność z mediami, powinny mieć przygotowane kluczowe przesłania, a także postarać się znać odpowiedzi na potencjalne pytania dziennikarzy. Niestety, nawet brak oficjalnego komunikatu ze strony firmy nie będzie oznaczał, że dziennikarze odpuszczą temat. Najczęściej dzieje się wręcz przeciwnie i to właśnie ta sytuacja może stać się powodem do dezinformacji oraz przypuszczeń.

Brak interakcji z mediami jest dla opinii publicznej najczęściej komunikatem, że dana instytucja ma coś poważnego do ukrycia. Podczas sytuacji kryzysowej nie można także zaniedbywać pozostałych kanałów komunikacji – oprócz mediów tradycyjnych i portali społecznościowych ważny jest również PR wewnętrzny. Wszyscy pracownicy powinni być zostać dobrze poinformowani o sytuacji w przedsiębiorstwie, w którym pracują.

Kongres Profesjonalistów PR od lat gromadzi ponad 300 osób związanych ze światem mediów, marketingu i public relations. Jest to świetna okazja do dyskusji w gronie praktyków i ekspertów z wieloletnim doświadczeniem. Wydarzenie wzbogacone jest także o panel warsztatów praktycznych oraz sesję naukową organizowaną przez Wydział Dziennikarstwa Informacji i Bibliologii Uniwersytetu Warszawskiego. Warunkiem wzięcia udziału w Kongresie Profesjonalistów PR jest wysłanie zgłoszenia.

Organizatorzy Kongresu Profesjonalistów Public Relations to Newsline sp. z o.o. oraz Ideo sp. z o.o. Głównym sponsorem Kongresu Profesjonalistów Public Relations jest PRESS-SERVICE Monitoring Mediów. Partner merytoryczny Kongresu to Wydział Dziennikarstwa, Informacji i Bibliologii Uniwersytetu Warszawskiego. Partnerami Głównymi są: Alert Media Communications, Stowarzyszenie Informatyka Podkarpacka, Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego, Polskie Stowarzyszenie Public Relations, Urząd Miasta Rzeszów oraz Związek Firm Public Relations. Patronem Medialnym jest m.in. portal SaleBiznesowe.pl.